تجزیه و تحلیل سازمان (به منظور تعیین شایستگی ها و نیازهای آموزشی نیروی انسانی)

استخراج شایستگی ها و دوره های آموزشی عمومی و مدیریتی:

تجزیه و تحلیل سازمان:

در این روش واحد تحلیلی به جای شغل و فرد، سازمان است. به منظور تجزیه و تحلیل سازمان، “رسالت، ماموریت، اهداف و استراتژیهای سازمان، نقاط قوت ، ضعف، تهدیدها و فرصت ها در افق های حال و آینده” در نظر گرفته میشود و بر اساس آن، فاصله مطلوب و موجود سازمان در نیروی انسانی و سپس نیازهای آموزشی کارکنان سازمان برای نیل به وضع مطلوب مشخص میگردد.

این سطح نیازسنجی مستلزم بررسی اهداف، منابع، محیط اجتماعی، تکنولوژیکی، اقتصادی و قانونی است که سازمان در آن فعالیت میکند. تجزیه و تحلیل سازمان، اثربخشی سازمان را تجزیه و تحلیل میکند و همچنین تعیین میکند که در کجا به آموزش نیاز است و این آموزش تحت چه شرایطی باید اجرا شود. تجزیه و تحلیل سازمانی باید موارد زیر را شناسایی نماید:

• محیط درونی سازمان
  • ساختار و سطوح سازمان و سبک مدیریت
  • ماموریت و استراتژیهای سازمان
  • گزارشات عملکرد (میزان تحقق اهداف سازمان)
  • تغییر فناوری و اتوماسیون
• محیط بیرونی سازمان
  • سیاستها و قوانین دولتی و بین المللی تاثیر گذار و مرتبط با فعالیت سازمان
  • شرایط اقتصادی و تاثیر آن بر عملکرد سازمان
  • مسائل فرهنگی و اجتماعی محیط دربرگیرنده سازمان

در رویکرد تجزیه و تحلیل سازمان، کل سازمان را فقط به عنوان مجموعه اجزای زیر مجموعه در نظر نمیگیریم، و برای آن یک هویت مستقل قائل هستیم. در نتیجه نیازهای آموزشی سازمان میتواند متفاوت از نیازهای آموزشی تک تک شاغلان سازمان باشد.

سه پرسش اساسی در راستای تجزیه و تحلیل سازمان به این صورت است:

1- اهداف و استراتژیهای سازمان کدامند؟

2- استراتژیهای منابع انسانی بر اساس استراتژیهای سازمان، کدامند؟

3- نظام آموزشی سازمان چگونه میتواند در راستای استراتژیها و اهداف سازمان مورد استفاده قرار گیرد؟

تجزیه و تحلیل ساختار و سطوح سازمان و سبک مدیریت:

سازمانها از نظر ساختار و طبقات سازمانی با یکدیگر متفاوت هستند. توزیع قدرت و اختیار در سازمان ها بعلاوه استراتژی مدیریت منابع انسانی در سازمان همچنین روشها و ابزارهای کنترل و نظارت، همگی عاملهایی هستند که میتوانند در انتخاب شایستگی ها و دوره های آموزشی متناسب برای هر طبقه سازمان تاثیر گذار باشند.

توزیع قدرت و اختیار: سازمانهایی که توزیع قدرت بالایی دارند و به سبک مدیریت و اداره آنها به سمت مدیریت مشارکتی متمایل است، تفاوت کمتری در شایستگی ها و دوره های مدیریتی طبقات مختلف ساختار خود ایجاد میکنند. در عوض سازمانهایی که توزیع قدرت کمی دارند و بیشتر قدرت و اختیار در طبقات بالای سازمان متمرکز شده، تفاوتهای فاحشی در شایستگی ها و دوره های آموزشی طبقات مختلف ساختار خود ایجاد میکنند.

روشهای کنترل: در سازمانهایی که خط مشی مدیران بر احتیاط و عدم اطمینان استوار باشد، در انتخاب شایستگی ها و دوره های طبقات مختلف، به طور معمول بر روشهای بازرسی و کنترل یک طرفه (از بالا به پایین) تاکید شده و کمتر به اصول خودکنترلی و یا ارزشیابی های فراگیر مانند 360 درجه پرداخته میشود. همچنین روشهای ارزیابی بیشتر به سمت مدلهای کمّی گرایش دارد، نه مدلهای کیفی. البته در سازمانهایی که خط مشی مدیران بر اعتماد به نیروی انسانی استوار باشد، و مدیران ارشد، منفعت سازمان را در توانمند سازی نیروی انسانی و ایجاد فضای بروز خلاقیت بدانند، کاملا بر خلاف رویه سازمانهای محتاط عمل میشود.

تصمیم گیری: در سازمانهایی که استراتژی منابع انسانی بیشتر بر پیاده سازی نظم واستاندارد سازی و کمی سازی معیارهای کیفی استوار است، در انتخاب شایستگی ها و دوره های آموزشی طبقات مختلف سازمانی، به طور معمول بر روشهای کمی تصمیم گیری مانند مدلهای پژوهش عملیاتی تاکید میشود، و رویکرد سازمانها کاهش ریسک و کنترل عوامل مداخله گر است. بر عکس در سازمانهایی که استراتژی منابع انسانی بیشتر بر پرورش خلاقیت و استفاده از ظرفیت های پنهان نیروی انسانی استوار است، در انتخاب شایستگی ها و دوره های آموزشی، بر مفاهیم مدیریت مشارکتی و روشهای خلاقانه حل مسئله تاکید میگردد.

تجزیه و تحلیل ماموریت و استراتژیهای سازمان:

ماموریت و استراتژی های هر سازمان، نشان دهنده انتظارات و توقعات ذینفعان و سهامداران آن سازمان است. برنامه ها  و اهداف معین هر سازمان به صورت مستقیم از ماموریت و استراتژی سازمان تاثیر میپذیرد. با توجه به اینکه سازمان یک سیستم پویا است و این پویایی قطعا در راستای تغییرات مثبت هدایت میشود، منابع انسانی به عنوان مهمترین ابزار دستیابی سازمان به اهداف، باید همواره در حال بهبود و پیشرفت باشد. جهت و زمینه این تغییر و بهبود را ماموریت، چشم انداز و استراتژی های سازمان تعیین میکند.

ماموریت: هر سازمان یک یا چند ماموریت را دلیل اصلی فعالیت خود تعریف میکند. هر ماموریت دارای ویژگیهای منحصر به فردیست که میتواند تعیین کننده برخی از شایستگی های منابع انسانی سازمان باشد. برای مثال سازمانی که ماموریت خود را پیشرفت صنعتی و بومی سازی صنایع جدید مطرح میکند، در قسمتهایی از سازمان به خصوص در سمتهای مدیریتی نیازمند شایستگی نگرش خودکفایی است. بعلاوه میتواند در بسیاری از قسمتهای سازمان، الگوبرداری (bench marking) را آموزش و توسعه دهد.

استراتژی ها: هر سازمان با توجه به تفکرات مدیران و ویژگیهای محیطی و ویژگیهای صنعت خود، استراتژیهایی را برای دستیابی به اهداف کلان و چشم انداز خود تنظیم میکند. منابع انسانی قطعا مهمترین نقش را در ایفای هر استراتژی سازمانی ایفا میکند. همانگونه که در مورد ماموریت توضیح داده شد، استراتژیها نیز ویژگیهای منحصر به فردی دارند که با توجه به آن ویژگیها، منابع انسانی که قرار است مجری آن استراتژیها باشند، باید شایستگی های مربوط به آن را دارا باشند. برای مثال اگر سازمانی، استراتژی کم کردن قیمتها را دنبال کند، قطعا برای کم کردن هزینه های سربار بیش از هرچیز، نیازمند تفکر صرفه جویی در کلیه کارکنانش است.

تجزیه و تحلیل گزارشات عملکرد (میزان تحقق اهداف سازمانی)

میزان تحقق اهداف سازمان میتوان گفت یکی از واضح ترین روش ها برای یافتن نقاط ضعف و مشکلات است. هر سازمان عملکرد خود را با بررسی نتایج به دست آمده ارزیابی میکند. مبلغ فروش، مبلغ سود، مبلغ سهام و … نمونه ای از نتایج کمی سازمانها هستند که با تجزیه و تحلیل تغییرات آنها و همچنین با مقایسه این ارقام با ارقام پیش بینی شده در اهداف، میتوان به وجود نقاط ضعف و مشکلات سازمان پی برد. البته برای شناسایی دقیق نقاط ضعف و مشکلات باید عملکرد هر یک از فرآیندهای اصلی سازمان را به صورت مجزا مورد بررسی قرار داد، چون نتیجه نهایی همواره نشان دهنده محل وقوع مسئله نیست.

بررسی و مقایسه گزارشات فصلی و سالیانه از فرآیندهای مختلف سازمان میتواند روشی سریع و قابل استناد برای تجزیه و تحلیل عملکرد سازمان باشد. هر قدر این گزارشات حقیقی تر و دقیق تر باشند، شناسایی مشکلات به واقعیت نزدیکتر خواهد بود. همچنین برای ارزیابی همه جانبه میتوان علاوه بر بررسی گزارشات از نظرات خبرگان و مدیران سازمان نیز بهره برد. قطعا مواردی از مشکلات عملکردی وجود دارد که در گزارشات نمایش داده نمیشود.

تجزیه و تحلیل مشکلات عملکردی سازمان، نشان میدهد، که کمبود کدام شایستگی ها در کدام بخشهای سازمان، مانع بهبود بهره وری شده و برای رفع این موانع باید چه آموزشهایی برای کدام نیروی انسانی سازمان اجرا گردد.

تجزیه و تحلیل تغییرات فناوری و اتوماسیون:

سازمان یک سیستم پویا است که کلیه اجزای آن پیوستگی قابل توجهی دارند. ناگفته پیداست که هر تغییری در تکنولوژیهای مورد استفاده در سازمان، باید منجر به تغییر در روش انجام کار و به تبع تغییر در رفتار استفاده کننده از تکنولوژی (که همان نیروی انسانی است) شود. در سازمانهای بزرگ تغییرات به صورت یک روزه اتفاق نمی افتد. به دلیل به هم پیوستگی فرآیندها و حجم بالای اطلاعات، هرگونه تغییری به شکل برنامه ریزی شده و در طی مدت زمان مشخصی اتفاق می افتد. در زمان تجزیه و تحلیل یک سازمان ، در زمان کنونی، به طور معمول میتوان تکنولوژی های مورد استفاده در سازمان را تا دو سال آینده پیش بینی نمود.

پیش بینی تغییرات تکنولوژیکی سازمان، نشان میدهد که نیروی انسانی برای آماده سازی و هماهنگی با این تغییرات باید چه شایستگی هایی را کسب نماید و برای کسب آنها چه آموزشهایی را نیازدارد.

مهرداد صمدی – کلینیک شایستگی