تدوین: بهمن لیما – کارشناس دفتر امور تحقیقات برق شرکت توانیر
امروزه بحث آموزش تخصصی در سازمان‌ها، یکی از مباحث مهم مدیریتی است. شناخت نیازسنجی آموزشی در هر سازمانی به ویژه در شرکت‌های صنعت برق، می‌تواند به مفاهیم اساسی آموزش کمک کند.
در مقاله زیر به قلم بهمن لیما کارشناس دفتر امور تحقیقات برق شرکت توانیر با نگاهی کلی به نیازسنجی آموزشی در صنعت برق، موضوع نیاز آموزشی و هدف‌های نیازسنجی و انواع نیازهای آموزشی و … مورد بحث و بررسی قرار گرفته است.
نیازسنجی آموزشی بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی آموزشی است که به عنوان ابزاری در خدمت سازمان برای تامین اهداف آن سازمان است.
بنابراین شناخت اهداف سازمان در اولویت کار برای نیازسنجی و در نهایت برنامه‌ریزی آموزشی است.
یک سازمان از طریق طراحی برنامه‌های آموزشی خواهد توانست از موضع فعلی به موضع موردنظر و مطلوب برسد، لذا تعیین نیاز آموزشی و طراحی برنامه‌های آموزشی را که از عناصر اصلی رسیدن به وضعیت مطلوب است می‌توان، به عنوان حفظ و بهبود نیروی انسانی سازمان برای رسیدن به هدف‌هایش تعریف کرد. این هدف با استراتژی استفاده بیشتر از نیروی انسانی سازمان در آینده قابل پیش‌بینی است.
هدف‌های اجتماعی نیز سمت‌دهنده برنامه‌ها و عملیات سازمان‌های مختلف است. آموزش‌ها در یک سازمان باید بتواند قابلیت‌ها و مهارت‌هایی را که برای انجام وظایف محوله و ایفای نقش‌ها لازم است به تناسب نیاز و ضرورت تقویت کند.
نیازسنجی و طراحی شامل بهبود در نحوه انجام وظیفه از نظر کمی و کیفی، امکان جایگزین کردن متخصصان در شرایط اضطراری و امکان استفاده از منابع داخلی و کاهش هزینه‌ها از این راه است.
همچنین کاهش حوادث و ضایعات، ایجاد ثبات بیشتر در سازمان‌ها و کاهش میزان تفاوت‌ها و افزایش قدرت خود ابتکاری از دیگر مواردی است که ضرورت نیازسنجی آموزشی را در سازمان به وجود آورده لذا جهت حفظ سطح عملکرد مطلوب، ضرورت تعیین نیازهای آموزشی کارکنان اجتناب‌ناپذیر است.
هدف‌سنجی و نیازهای آموزشی
تعریف نیاز آموزشی: مهارت‌ها، دانش‌ها و بینش‌هایی است که برای اجرای موفقیت‌آمیز شغل لازم است.
هدف نیازسنجی آموزشی: شناخت و کشف کمبودهای مهارتی، دانش‌ها و بینش‌هایی که برای اجرای موفقیت‌آمیز شغل لازم است. برای رسیدن به این هدف باید عواملی را که وقوع آنها ضرورت و نیاز آموزشی خاصی را سبب می‌شود شناسائی و بررسی کرد.
انواع نیازهای آموزشی: نیازهای آموزشی ناشی از تحولات زیر در سازمان است:
-به واسطه تغییر هدف یا ماموریت سازمان آموزش ضرورت می‌یابد.
-به دلیل واگذاری وظایف جدید یا اضافی پدید می‌آید.
-به علت تغییر روش‌های انجام کار یا وجود تجهیزات و یا تکنولوژی جدید حاصل می‌شود.
– به علت انتقال یا انتصاب (درونی یا بیرونی سازمان) حاصل می‌شود.
-در اثر نتایج ارزشیابی عملکرد سازمان ضرورت می‌یابد.
نیازهای آموزشی را به علت بروز عوامل زیر باید به آنها توجه کرد:
-کیفیت و کمیت نازل تولید یا ارائه خدمات، بی‌علاقه‌بودن یا بی‌تفاوتی افراد، شکایات یا نارضایتی‌های عوامل مرتبط با سازمان از جمله دلایل رجوع به نیازهای آموزشی است.
-خطاهای بیش از حد انتظار، حوادث و سوانح بیش از حد انتظار، افزایش کارهای معوقه، ترک خدمت بیش از حد انتظار، افزایش هزینه تعمیرات و فرسودگی زودرس دستگاه‌ها، ارتباط ضعیف میان کارکنان و شکایات آنان از یکدیگر یا از مدیریت نیز از دیگر عواملی است که با توجه به نیازهای ضروری را اجتناب‌ناپذیر می‌کند.
ضایعات بیش از حد انتظار و کاهش سود و درآمد، انعطاف‌ناپذیری افراد، افزایش غیبت و تاخیر نیز وجود آموزشی را ضروری می‌کند.
روش‌های تعیین نیازهای آموزشی
برای تعیین نیاز آموزشی کسب اطلاعات از طریق پرسش‌نامه، انجام مصاحبه، مشاهده و آزمون انجام‌پذیر است.
به کمک اسناد و مدارک نیز می‌توان نیازهای آموزشی را تعیین کرد.
روش‌های تحلیلی برای تعیین نیازهای آموزشی نیز شامل: تحلیل اهداف سازمان، دارا بودن هدف‌های روشن و ماموریت معین برای سازمان و تحلیل استراتژی‌های سازمان برای نیل به اهداف موردنظر است.
وجود برنامه‌ریزی روشن در زمینه عملیات و نیروی انسانی – وجود خطوط مدیریتی روشن، تجلیل وضعیت تکنولوژی و تجهیزات سازمان از دیگر روش‌های تحلیلی برای تعیین نیازهای آموزشی است.
از سوی دیگر باید این مسائل را بررسی کرد که تجهیزات و تکنولوژی سازمان در چه سطحی است؟ و این تجهیزات چه نوع مهارت‌هایی را می‌طلبد از طرف دیگر کدام فرد یا افراد نیاز به کسب این مهارت‌ها دارند و در نهایت تحلیل وضعیت نیروی انسانی، بررسی نیروی انسانی از نظر تعداد، سطوح تحصیلی – دانش‌ها و مهارت‌ها و … باید انجام شود.
تحلیل فرآیند عملیاتی منجر به تولید یا ارائه خدمات در سازمان شده و این شیوه شبیه عملیاتی است که در نهایت به بهبود روش‌ها در سازمان منجر خواهد شد.
تجزیه و تحلیل مشاغل موجود درون سازمان نیز ضروری است.
در تجزیه و تحلیل شغل مواردی نظیر، چه کاری انجام می‌دهد؟ چرا انجام می‌دهد؟ چگونه انجام می‌دهد؟ با چه روشی انجام می‌دهد، مورد بررسی قرار می‌گیرد.
تجزیه و تحلیل مسائل و مشکلات سازمان نیز باید صورت بگیرد سازمان‌ها ممکن است با مشکلاتی مواجه باشند که بسیاری از آنها ناشی از کمبود دانش‌ها و بینش‌ها و مهارت‌ها است.
پرسش‌هایی از قبیل مشکل چیست؟ چرا به وجود آمده است؟ چه کسی به وجود آورده است؟ از چه موقع به وجود آمده است؟ چه دانش‌ها و مهارت‌ها و دیدگاه‌هایی لازم بود تا به وجود نیاید؟ قطعاً لازم است.
تجزیه و تحلیل مشکلات
می‌توان مشکلاتی را که ساختار سازمانی وجود دارد تجزیه و تحلیل کرد. تحلیل میزان بهره‌وری و میزان هزینه‌ها، ضایعات و درآمد سازمان و تحلیل میزان کارآئی نیروی انسانی و تحلیل روابط درونی سازمانی از قبیل روابط غیررسمی کارکنان – خصوصاً روابط غیررسمی مخرب از قبیل رواج شایعه و … باید صورت بگیرد.
تحلیل مسئولیت‌ها و اختیارات و تناسب آنها با یکدیگر، بررسی نوع مسئولیت‌ها و اختیارات و تناسب با یکدیگر بررسی نوع مسئولیت‌هایی که به اشخاص واگذار شده و به اختیارات آنها و مقایسه و تحلیل این اختیارات با مسئولیت‌ها نیز می‌باید انجام می‌شود.
تحلیل نظم و انضباط حاکم و سازمان، بررسی غیبت‌ها مرخصی‌ها پیدا کردن عوامل این مورد تحلیل استانداردهای مختلف در سازمان نیز باید انجام شود.
هر سازمان یا هر واحد سازمان وابسته به نوع فعالیت استاندارد خاص آن فعالیت را باید دارا باشد.
تحلیل منابع مالی و سرمایه‌ای سازمان، بررسی منابع مالی سازمان درآمدها و همچنین بررسی منابع سرمایه‌ای سازمان شامل تجهیزات منابع انسانی و … نیز ضروری است.
تحلیل میزان مشارکت کارکنان در تصمیم‌‌گیری‌ها و ارائه طرح‌های جدید باید انجام شود.
دست‌یابی به هدف‌های آموزشی در هر موسسه منوط به تفاهم، مشارکت و همکاری تمامی کارکنان است که در این زمینه می‌توان نظام مشارکت و پیشنهادات را طراحی کرد.